L'exercice du métier d'assistante de direction a besoin de la maîtrise de nombreuses compétences. Le directeur et toute l’équipe de direction attendent d’elle le sens de l'organisation et des priorités, la proactivité, la facilité à communiquer, l’esprit d'analyse et de synthèse… D’où la pertinence de suivre une formation assistante de direction pour apporter les compétences clés, pour réussir dans le métier.
Les principales tâches d’un assistant de direction
Après avoir bénéficié d’une formation assistante administrative, l’assistante de direction doit être diplômée et expérimentée, elle doit être une personne entièrement de confiance du directeur. Les principales taches de l'assistante administrative c'est d' assurer la gestion des rendez-vous, agenda et emploi du temps de ce dernier. Elle prend connaissance de son courrier, prépare sa correspondance, organise ses réunions… Des réunions auxquelles elle doit faire le compte rendu ou le relevé de conclusions. Elle assure aussi la supervision des divers déplacements professionnels. Elle doit également sélectionner les informations et les documents venant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur. Elle les transmet aux entités concernées, selon les instructions de son supérieur.
La description du métier
La formation assistant de direction permet d’acquérir et de maîtriser les différents rôles du métier comme la gestion des priorités, en synergie avec celles de sa direction. Mais également de toujours être force de proposition, pour un fonctionnement optimal du métier d’assistante de direction. Elle doit aussi savoir prendre de la hauteur pour assurer pleinement son rôle de relais d'information. En plus, elle doit agir auprès des équipes en tant qu'interlocuteur efficace et reconnu comme tel. Ainsi, elle est la collaboratrice directe d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Elle doit l'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.
Les qualités personnelles
La formation assistant ressources humaines inculque les qualités humaines personnelles requises pour ce poste. Pour ne citer que les qualités relationnelles, l’organisation, la méthode, la bonne présentation, l’esprit d’initiative, l’autonomie... La diversité des sujets traités et des outils utilisés nécessite un savoir-être comme s’adapter à des interlocuteurs très différents : son patron, les collaborateurs, les clients, l’administration, les représentants du personnel… Occupant un poste stratégique, elle doit avoir des capacités d’observation et de discrétion. Elle doit avoir une bonne expression orale et écrite et doit savoir utiliser toutes les technologies multimédia. Elle doit maîtriser, idéalement, deux langues étrangères. La disponibilité est aussi de rigueur car son emploi du temps et ses horaires de travail, sont dépendants des activités de l’entreprise ou de son patron.
